Waarom een kasboek bijhouden?

Er zijn verschillende redenen waarom een kasopmaak bijhouden verstandig is. Wanneer een bedrijf met contant geld werkt is het van belang om dit bij te houden. De voornaamste reden is dat de belasting een onderneming verplicht de in en uitgaven van een onderneming bij te houden en 7 jaar te bewaren.  Daarnaast is het natuurlijk ook een controle middel om kasverschillen te voorkomen.

Wat is de beste manier om het kasboek bij te houden?

Excel, op papier of in de cloud? Zowel Excel als papier heeft als als nadeel dat gegevens makkelijk kunnen vergaan. Denk hierbij aan brand, waterschade of het stukgaan van een harde schijf. Omdat de minimale bewaarplicht van het kasboek minimaal 7 jaar is wordt sterk aangeraden om het kasboek op te slaan in de cloud.

Hoe lang moet het kasboek bewaard worden?

Hoe lang een kasboek bewaard moet blijven hangt af van verschillende gegevens in de administratie. In de retail en horeca is de minimale bewaarplicht van het kasboek 7 jaar.

Hoe moet ik een kasboek bijhouden?

Het kasboek bestaat uit alle handelingen die te maken hebben op de geldstromen binnen uw organisatie. De belastingdienst verplicht horeca en retail ondernemers om de kasadministratie bij te houden. De kasadministratie bestaat simpel gezegd uit alle inkomsten en uitgaven.

Werkwijze:

1. Begin de dag met een begin saldo. Het begin saldo wordt vaak gebruikt als wisselgeld gedurende de dag. Afhankelijk van u handig vindt kunt u met een vast of wisselend begin saldo werken. We raden aan om de begin kas altijd rond een bepaald bedrag te houden van bijvoorbeeld € 200,-
2. De omzet wordt door onze kassasystemen automatisch in de kasopmaak door gezet. 
3. Alle uitgaven zoals een kleine boodschap, voorschot op loon of schoonmaakkosten moeten worden geregistreerd. Deze bonnen dien je ook te bewaren. Via de functie kasuitgaven voer je deze in zodat de kasuitgaven in  mindering worden gebracht.
4. Alle betaalmethode zoals Pin, cadeaubonnen, contante betalingen, omzet op rekening, creditcard etc. worden automatisch gespecificeerd zodat dit ook op de juiste manier in de boekhouding terecht komt en makkelijk vergeleken kan worden met bank transacties.
5. Om de volgende dag te beginnen met een openingskas stort je geld af naar de kluis of de bank. Vul het afgestorte bedrag in zodat ook deze geldstroom wordt verlaagt.
6. Het kan gebeuren dat er een kasverschil is door een verkeerde aanslag op de kassa, fout in wisselgeld of diefstal. Het bijhouden van een kasadministratie is dus niet alleen voor de belasting dienst maar geeft ook inzicht in de geldstromen.

Koppeling van kassasysteem met de boekhouding

Een mooie uitbreiding op uw kassasysteem is een koppeling met de boekhouding. Geen ouderwetse import en export van allerlei moeilijke bestanden of handmatig invoer maar een geautomatiseerde boekhoudkoppeling met uw boekhoudprogramma.  Hiermee kunt u op uw boekhoudkosten besparen. De gegevens vanuit StoreContrl® Cloud en ExtendaGO kasasysteem kunnen via de koppeling dagelijks automatisch naar uw boekhoudpakket worden overgezet. 

Bron: Emerce