Slim inventariseren is cruciaal voor je winkel (en hoe je dat efficiënt doet)

Inventariseren is misschien niet het leukste onderdeel van het ondernemersleven, maar wél één van de belangrijkste. Een foutloze telling voorkomt misgrijpen, frustraties, omzetverlies en zorgt voor grip op je voorraad. Toch worstelen veel retailers en horecaondernemers met tijdgebrek, fouten of inefficiënte processen. In deze blog leggen we uit waarom inventariseren zo belangrijk is én hoe je het slimmer aanpakt.

1. Waarom inventariseren essentieel is

Een goede inventarisatie zorgt voor:

• Inzicht in je actuele voorraad

• Minder voorraadverschillen

• Betere bestellingen (nooit te veel of te weinig inkopen)

• Voorkomen van diefstal of interne fouten

• Betere cijfers voor je jaarrekening

Zonder regelmatige inventarisatie stuur je feitelijk blind: je weet niet precies wat je hebt, wat je mist of wat verkeerd staat geboekt.

2. Hoe vaak moet je inventariseren?

Dit hangt af van je branche en voorraadomvang, maar als richtlijn geldt:

• Dagelijks: snelle tellingen van versproducten of high-risk artikelen

• Maandelijks: deelinventarisaties, zoals categorieën of schappen

• Jaarlijks: volledige telling voor je accountant

• Continu tellen (cycle counting): steeds een kleine selectie tellen — efficiënt en foutarm

Veel moderne winkels kiezen voor cycle counting, omdat dit weinig impact heeft op openingstijden en personeelsplanning.

3. Inventariseren met je kassasysteem: sneller en foutloos

Veel kassasystemen (zoals ExtendaGO en StoreContrl.) hebben uitgebreide voorraadmodules. Daarmee kun je:

• Inventarislijsten genereren

• Tellingen digitaal invoeren

• Scannen via barcode of app

• Verschillen automatisch laten berekenen

• Voorraad direct bijwerken in het systeem

Dit voorkomt papierwerk en menselijke fouten — én zorgt voor realtime voorraadcorrecties.

4. Tips om efficiënter te inventariseren

✔ Werk met scanners of een mobiele app

Handmatig noteren is foutgevoelig en ouderwets. Scannen is sneller én accurater.

✔ Tel met z'n tweeën

Eén persoon telt, de ander voert in of controleert. Zo voorkom je vergissingen.

✔ Werk in logische vakken

Tel per categorie, stelling, schap of zone. Zo houd je overzicht.

✔ Zorg dat producten goed gelabeld zijn

Barcodes, SKU's en duidelijke beschrijvingen versnellen het hele proces.

✔ Plan inventarisatiemomenten vooruit

Bijvoorbeeld iedere eerste maandag van de maand of vast per kwartaal.

5. Inventariseren om trends te herkennen

Door inventarisatiegegevens te koppelen aan je kassasysteemdata zie je:

• Welke producten sneller of langzamer lopen

• Waar afwijkingen ontstaan

• Hoe seizoensartikelen presteren

• Waarbij voorraadprognoses kunnen worden verbeterd

Je voorraadbeheer wordt daardoor steeds slimmer — en je omzet groeit mee.

Conclusie

Inventariseren is geen verplichte last, maar een kans om je bedrijf beter te laten draaien. Met de juiste methode en tools kun je sneller, foutloos en met meer inzicht werken. Of je nu een winkel, horecazaak of groothandel hebt: een slim voorraadproces maakt het verschil.

Wil je weten welk kassasysteem het beste past bij jouw manier van inventariseren? Dan denk ik graag met je mee!