Waarom inventariseren?

Een bedrijf voert een inventarisatie uit om de volgende drie redenen:

• Een inventarisatie is wettelijk verplicht;
• aan de hand van de gegevens van de inventarisatie kunt u de voorraadadministratie corrigeren;
• met deze gegevens kunt u de mate van derving vaststellen.

Wettelijke verplichting

Een belangrijke reden voor de uitvoering van een inventarisatie is de wettelijke verplichting om jaarlijks een balans op te maken. Een balans is een overzicht van bezittingen, schulden en eigen vermogen van de ondernemer. Aan de hand van een balans kan de overheid bepalen hoeveel belasting een bedrijf moet betalen. Om de bezittingen van een bedrijf te achterhalen is het nodig om een inventarisatie te doen.

Corrigeren voorraadadministratie

In de voorraadadministratie wordt bijgehouden hoeveel artikelen er in voorraad zijn en hoeveel er zijn afgeschreven. De administratiegegevens kunnen echter onjuist zijn. Dat kan bijvoorbeeld komen doordat gestolen of beschadigde artikelen niet zijn afgeschreven. Deze artikelen staan echter nog wel als 'aanwezig' geregistreerd in de administratie. Om zeker te weten hoe groot de werkelijke voorraad van een winkel is, is het nodig om een voorraadinventarisatie uit te voeren. Aan de hand van de gegevens die de inventarisatie oplevert, kan de voorraadadministratie worden bijgewerkt.

Vaststellen derving

Aan de hand van een voorraadinventarisatie kun je vaststellen hoeveel derving er in een bepaalde periode is opgetreden. Dit is belangrijk om te weten, omdat derving verlies betekent. Derving is het verschil tussen de administratieve voorraad en de werkelijke voorraad. Als je weet dat er veel derving is opgetreden, kun je maatregelen nemen om die derving in de toekomst te voorkomen of in ieder geval te verminderen.

Hoe inventariseert een bedrijf?

Er zijn verschillende manieren waarop je een inventarisatie kunt uitvoeren. De werkwijze verschilt nogal per winkel.

Er zijn twee vormen van voorraadinventarisatie:

• steekproefsgewijze inventarisatie;
• volledige inventarisatie.

Steekproefsgewijze inventarisatie

Een steekproefsgewijze inventarisatie is een inventarisatie waarbij je slechts een beperkt aantal artikelsoorten telt. De uitkomst van de telling vergelijk je met de aantallen of geldbedragen die in de administratie genoteerd staan. Als er dan geen verschil is tussen deze aantallen of geldbedragen, kun je aannemen dat de rest van de voorraad ook klopt met de gegevens van de administratie. Een steekproefsgewijze inventarisatie kun je bijvoorbeeld elk kwartaal of elk halfjaar uitvoeren. De te tellen artikelsoorten kun je hierbij steeds wisselen, net als de omvang van de steekproef.

Volledige inventarisatie

Een volledige inventarisatie is een inventarisatie waarbij je alle aanwezige artikelen telt. Ook bij deze inventarisatievorm worden de uitkomsten van de tellingen in aantallen of geldbedragen vergeleken met de getallen die genoteerd staan in de administratie.

Bij veel bedrijven is er een relatie tussen de steekproefsgewijze en de volledige inventarisatie. Het kan voorkomen dat bij de steekproefsgewijze inventarisaties regelmatig een (groot) verschil tussen de werkelijke- en de administratieve voorraad blijkt te zijn. Dit kan aanleiding zijn voor een bedrijf om een volledige inventarisatie uit te voeren. De werkwijze bij een volledige en een steekproefsgewijze inventarisatie zal niet veel van elkaar verschillen.

Hoe vaak inventariseert een bedrijf?

Hoe vaak een bedrijf zijn voorraad inventariseert hangt onder meer af van de waarde van de artikelen en de omvang van de totale voorraad.

Wanneer een bedrijf hoogwaardige elektronica verhandelt, zal derving een groter effect hebben op de verliescijfers dan wanneer een bedrijf bijvoorbeeld dozen eieren verhandelt. Elk bedrijf moet een afweging maken tussen de kosten van inventarisatie en de noodzaak de voorraadgegevens te corrigeren.

Fasen bij inventariseren

Het inventarisatieproces kun je onderverdelen in drie fasen:

• voorbereiding;
• uitvoering;
• evaluatie.

Voorbereiding

Voordat je een inventarisatie gaat uitvoeren, is het belangrijk dat de medewerkers goede instructies krijgen. Dit is een belangrijk onderdeel van de inventarisatie. De medewerkers moeten precies weten wat ze moeten doen.

Bij de voorbereiding van de inventarisatie is het handig om:

• een inventarisatieplan maken;
• balansscanners opgeladen;
• Balans methode testen;
• zorgen dat het magazijn op orde is.

Inventarisatieplan

Een inventarisatieplan is een planning voor de inventarisatie waarin staat aangegeven wanneer, waar, wat en door wie er geïnventariseerd wordt.

In het inventarisatieplan geef je aan op welke datum en welke tijd het assortiment geïnventariseerd wordt. In een winkel worden inventarisaties vaak na sluitingstijd uitgevoerd. Zo heeft de consument er geen last van en kan de verkoop gewoon doorgaan. Dit betekent echter wel dat er een beperkte hoeveelheid tijd beschikbaar is voor de inventarisatie. Daarom is het belangrijk dat de inventarisatie snel en efficiënt uitgevoerd kan worden.

In een inventarisatieplan maak je een taakverdeling. Je bepaalt wie welke taken gaat uitvoeren. Het is ook handig om een overzicht te maken van de ruimtes die gecontroleerd moeten worden, zodat er niets per ongeluk wordt overgeslagen. Bij een steekproefsgewijze inventarisatie moet je duidelijk aangeven welke artikelen geïnventariseerd moeten worden.

Ordenen van de winkel

Het is belangrijk dat de winkel en het magazijn op orde is voordat je gaat inventariseren. Het is namelijk lastig om een inventarisatie goed uit te voeren als artikelen in het magazijn rondslingeren. Je loopt dan het risico dat artikelen worden vergeten bij de inventarisatie of dat ze dubbel worden geteld.

Sommige artikelen staan niet in de stellingen, maar worden op een aparte manier gepresenteerd (naast de stelling of in de hoek op de grond). Het is verstandig om te voorkomen dat de artikelen op het moment van inventarisatie op deze manier worden gepresenteerd.

Inventarisatie via StoreContrl

Via de balans module binnen StoreContrl is het mogelijk om de werkelijke aanwezige voorraad in de winkel te vergelijken met de systeemvoorraad op basis van steekproefsgewijze of volledige inventarisatie.

De barcodes kunnen worden ingevoerd door deze te scannen. Dit kan via een barcodescanner gekoppeld aan bij voorbeeld een laptop waarbij de balans module via een webrowser is te benaderen. Het importeren van bestanden met barcodes behoort ook tot de mogelijkheden. Deze bestanden kunnen gegenereerd worden door gebruik te maken van o.a. een datacollector.

Wanneer de voorraad is gecontroleerd en de eventuele verschillen kunnen worden gecorrigeerd kan er gekozen worden voor herstelvoorraad. Hiermee zal de gescande voorraad de systeemvoorraad overschrijven en de gecorrigeerde aantallen worden geregistreerd als voorraad correctie in of uit.

Door er voor te zorgen dat de voorraad het gehele jaar door gecontroleerd wordt kan je op ieder moment de juiste voorraadwaarde binnen StoreContrl opvragen, dit kan ook op basis van een historische voorraad. Meer informatie over inventariseren/balansen via StoreContrl Cloud kunt u vinden in de StoreContrl handleiding.

Afwaarderen voorraad

Voor de belastingdienst mag je op de voorraadwaarde afschrijven. Via StoreContrl is het mogelijk om een afwaardeerlijst te creëren waarop de voorraadwaarde per kwartaal zichtbaar is.

Tip! Het is niet noodzakelijk om de inventarisatie begin januari te doen

Om de balans voor de belasting op te kunnen maken wil je graag de voorraadwaarde t/m 31 december weten. De waarde van de aanwezige voorraad kan via de rapportage historische voorraad op gevraagd worden. Het is dus juist aan te raden om voor 31 december de voorraad gecontroleerd te hebben.

Uitvoering van de inventarisatie

De uitvoering van de inventarisatie komt neer op het tellen en registreren van de aantallen artikelen. Hoe beter de voorbereiding van de inventarisatie is geweest, hoe soepeler de inventarisatie zal verlopen.

Elk bedrijf heeft zijn eigen werkwijze bij het inventariseren. Veel bedrijven wijzen voor de inventarisatie tweetallen aan en maken bij het inventariseren gebruik van hulpmiddelen zoals een barcodescanner.

Wanneer de inventarisatie eenmaal is begonnen, heb je als leidinggevende vooral een controlerende taak. Je kunt steekproefsgewijs medewerkers controleren en begeleiden. Dit doe je dan vooral bij onervaren medewerkers of medewerkers die aangeven je hulp nodig te hebben. Er zullen namelijk zeker vragen ontstaan tijdens het inventariseren.

Evaluatie van het inventarisatieproces

Hoe goed de voorbereiding ook is geweest, je zult altijd problemen tegenkomen die je niet hebt voorzien. Aan de hand van de problemen die je bent tegengekomen, kun je de inventarisatieprocedure aanpassen. Je kunt daarmee deze problemen in de toekomst voorkomen.

Ook de medewerkers kunnen nuttige suggesties hebben voor de verbetering van de inventarisatieprocedure. Een evaluatiegesprek geeft de mogelijkheid om dergelijke suggesties naar voren te brengen. De gedachte hierachter is dat een ezel zich niet graag twee keer aan dezelfde steen stoot.